El impacto transformador de la IA en la GdC

La Inteligencia Artificial (IA) está ya mejorando el acceso a la información y la eficiencia de los procesos en las organizaciones. La gestión del conocimiento y el aprendizaje no está fuera de este impacto positivo.

La IA ya facilita la recopilación de conocimiento. El uso combinado de dispositivos y diferentes tipologías de IA permite:

1. La captura a través la transcripción de conversaciones y la elaboración de resúmenes de documentos.
2. La organización a través de la generación de diferentes tipos de soportes como diagramas, documentación escrita, archivos de audio y vídeo.
3. La difusión a través de la interacción con todos estos soportes manteniendo conversaciones basadas la IA generativa que nos permite plantear preguntas y recibir las respuestas generadas automáticamente.

Los flujos de conocimiento en las organizaciones

Todo ello es perfectamente consistente con el modelo tradicional de los flujos de conocimiento sobre el que basamos los modelos para la gestión del conocimiento y el aprendizaje en las organizaciones.

El diagrama visualiza las dos alternativas posibles para facilitar que el conocimiento de las personas que «saben» pase a las personas que «quieren aprender».

Los facilitadores para gestionar el conocimiento y el aprendizaje

Estos son los tres elementos que, correctamente definidos y aplicados, facilitan la gestión del conocimiento y promueven el aprendizaje de las personas:

• Las personas que, asumiendo nuevas responsabilidades, facilitan y dinamizan las actividades y definen el papel de la tecnología y sus aplicaciones.
• La tecnología es clave para facilitar la comunicación y, especialmente, la recopilación (captura, organización y difusión) del conocimiento.
• Los procesos y dinámicas aseguran la mejor alternativa para dar respuesta a los retos relacionados con el intercambio entre las personas y la recopilación de conocimientos críticos y experiencias.

La gobernanza del modelo

No perdamos de vista que la gestión de los flujos de conocimiento y el fomento del aprendizaje debe estar alineada con las directrices definidas por la gobernanza del modelo. De forma muy resumida, la gobernanza de la gestión del conocimiento nos define las expectativas de la organización, el sistema de evaluación del impacto alcanzado y los recursos y apoyos a disposición de las personas y equipos. Aquí podréis encontrar algunos artículos relacionados con la «gobernanza».

La relación de los procesos y dinámicas con la tecnología

¿De qué manera puede la IA dar respuesta a algunos de los retos operativos que se le plantean a la gestión del conocimiento y el aprendizaje en las organizaciones?

Retención del conocimiento crítico

Son muchas las organizaciones que están poniendo en marcha procesos para asegurar que el conocimiento crítico de las personas que tienen previsto marcharse continuará disponible una vez lo hayan hecho.

Al respecto hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. A menudo confundimos la información con el conocimiento, «lo que sabemos hacer».
2. No todo lo que saben las personas con responsabilidad en la organización es «conocimiento crítico». Hay que priorizar cuál es conocimiento que hay que capturar.
3. La mejor manera para capturar el conocimiento de una persona es a través de la conversación. Pactaremos una o varias conversaciones para dar respuesta a preguntas como: ¿Qué es lo que hace, por qué lo hace y cuál es la mejor manera de hacer lo que hace?
4. Es necesario promover la transferencia y la aplicación de los conocimientos capturados.

Recopilación (captura, organización y difusión) del conocimiento generado por equipos de mejora y las comunidades de práctica

En muchas organizaciones se están poniendo en marcha equipos de mejora. También se están promoviendo comunidades de profesionales que comparten prácticas y experiencias. Tanto una como otra alternativa implican dedicación y esfuerzos orientados a resolver dudas y a generar documentos que recogen protocolos o instrucciones sobre la mejor manera de llevar a cabo determinadas actividades.

A estos equipos se les pueden asignar funciones como la recopilación de mejores prácticas, el intercambio de experiencias o la búsqueda de nuevas soluciones a los retos emergentes. Sea cual sea el propósito encomendado, lo que es seguro es que recopilan conocimiento tácito (el que solo estaba «a la cabeza» de las personas) y/o generan nuevo conocimiento a través de los procesos de investigación e innovación.

Es necesario que los resultados de estos esfuerzos beneficien a todas las personas y equipos de la organización que puedan requerir en algún momento estos conocimientos.

Al respecto hay que tener en cuenta:

1. Los equipos de mejora y comunidades deben centrar sus esfuerzos en la recopilación de conocimiento crítico.
2. Hay que identificar para qué personas de la organización puede ser importante disponer del conocimiento generado.
3. Hay que recopilar y mantener actualizados los conocimientos generados.
4. Deberemos definir los mecanismos para fomentar la difusión y la transferencia de los conocimientos recopilados.
5. Habrá que definir los procedimientos y las responsabilidades para asegurar la recopilación de los conocimientos críticos, cuidar de su actualización.

La creación y mantenimiento de un sistema de gestión documental

La gestión documental es un proceso que permite organizar, gestionar y proteger la información de una organización. Abarca desde la creación, actualización y clasificación de documentos hasta su organización, acceso y, si es necesaria, su eliminación. Un buen modelo de gestión documental es clave para optimizar los procesos internos, reducir riesgos de pérdida de información y mejorar la productividad ya que facilita el acceso a la documentación necesaria en todo momento.

Al respecto hay que tener en cuenta:

1. Cuál es el alcance del modelo. Hay que determinar cuáles son los documentos que deben entrar en el sistema y cuáles no.
2. Habrá que establecer unos criterios únicos, coherentes y claros para la clasificación y recuperación de la documentación.
3. Definir un control de acceso y seguridad que proteja la documentación sensible y a la vez facilite la consulta y edición por parte de las personas autorizadas.
4. Establecer las responsabilidades de actualización y, en su caso, de la eliminación de los documentos.

La respuesta de la Inteligencia Artificial Generativa

La Inteligencia Artificial Generativa es muy eficiente interpretando el significado de las preguntas planteadas y redactando las respuestas. La IA se basa, sin embargo, en los materiales y documentos que le hayamos puesto a disposición para generar estas respuestas.

Si la documentación que recopila los conocimientos y las buenas prácticas no está estructurada, es incoherente o está obsoleta, las respuestas que nos dará la IA serán incorrectas y obsoletas.

Con la IA está pasando lo mismo que con la introducción de las «nuevas tecnologías» en la gestión de las organizaciones: Si el conocimiento y la información con la que se alimenta el sistema es incorrecta o no está actualizada, la IA solo servirá para difundir mejor y más rápidamente los errores e incoherencias de sus respuestas.

Nuevos roles y nuevas responsabilidades

Hay que establecer las responsabilidades para garantizar que la documentación que recoge los conocimientos críticos y la operativa de trabajo de una organización esta actualizada y solo están disponibles las versiones vigentes y validadas.

Figuras como el «experto de referencia en …» o el «especialista del conocimiento xxx» son las encargadas de asumir las tareas relacionadas con la organización de los documentos y contenidos que recogen las prácticas y conocimientos que están bajo su ámbito de responsabilidad. Validan y actualizan, cuando es necesario, su contenido. Están en contacto con los equipos que a través de su práctica profesional o de la aplicación de procesos de innovación generan nuevas y mejores «maneras de hacer las cosas» y son los responsables de validarlas para asegurar su difusión al resto de la organización que las tenga que aplicar.

Su función es clave para mantener actualizadas las bases de conocimientos sobre las que se basarán las respuestas de la IA generativa.

Sobre la IA, hay que recordar que …

Antes de impulsar la implantación de modelos de Inteligencia Artificial deberemos:

1. Haber identificado los conocimientos críticos de una organización o de sus áreas funcionales. De esta forma, el proyecto ofrecerá soluciones de alto impacto y elevado valor que podrán dar respuesta a los retos organizacionales.
2. Disponer de un modelo de gestión del conocimiento que asegure la validez y la vigencia de los contenidos y documentos a difundir.
3. Haber definido y asignado las responsabilidades relacionadas con la captura, organización, validación, actualización y difusión de los conocimientos de la organización y sus áreas funcionales.
4. Establecer un modelo de gobernanza que la integre en la Gestión de Conocimiento y el Aprendizaje.

Algunas reflexiones finales:

Si os estáis planteando aplicar modelos de IA a vuestras organizaciones:

• ¿En qué medida estáis de acuerdo con las anteriores afirmaciones?
• ¿Cuáles son las principales dificultades que habéis identificado para poder avanzar?
• ¿Cuáles son los aprendizajes se han generado?
• ¿Cómo los estáis compartiendo?

Lo comentamos cuando quieras en info@neosapren.com