El apoyo entre equipos: cuando la solución a los retos la tenemos «en casa».
En todas las organizaciones aparecen retos que son recurrentes. Situaciones que requieren una solución que algún otro ya ha encontrado. Fomentar el contacto y el apoyo entre equipos que llevan a cabo tareas o funciones similares incrementa la confianza y facilita que, de forma natural, se lleven a cabo sesiones de apoyo entre equipos.
Existen diferentes dinámicas para formalizar este apoyo. Todas ellas tienen en común los siguientes los siguientes pasos:
- Identificar de forma clara los retos
- Llevar a cabo las reuniones necesarias para identificar la solución més adecuada.
Veamos como hacerlo:
La cultura de aprendizaje
Implantar dinámicas de apoyo entre equipos en las organizaciones requiere de la existencia de una cultura de aprendizaje basada en la cooperación y la generosidad.
Quien pregunta lo hace para mejorar.
Hay que vencer el miedo al «pensarán que no somos lo suficientemente aptos para hacer nuestro trabajo». Ésta es la principal a barrera a superar; una barrera que puede dificultar el aprendizaje y el progreso profesional.
El papel de los directivos y responsables es crucial: Es necesario que fomenten el intercambio de experiencias y reconozcan el coraje de los que preguntan y el valor que aportan los que comparten su experiencia. Este compromiso implica un seguimiento de los resultados de estas actividades y el apoyo en la introducción de mejoras en las dinámicas.
Dinámicas para compartir aprendizajes
La gestión el conocimiento nos ofrece diferentes dinámicas para compartir aprendizajes:
A nivel de colectivos profesionales, una excelente solución nos la aportan las comunidades de práctica. Se trata de espacios de encuentro, pensados para poder compartir dudas y experiencias, entre personas que desarrollan una misma práctica profesional.
Dentro de un mismo equipo, encontramos actividades como la revisión después de la acción y el análisis retrospectivo que buscan, al terminar una actividad o un proyecto, identificar y compartir los aprendizajes que se hayan producido.
Para compartir aprendizajes y experiencias entre equipos la metodología más sólida y contrastada es el llamado apoyo entre equipos.
El apoyo entre equipos
Las sesiones de apoyo entre equipos son reuniones estructuradas y dinamizadas por una persona experta que se llevan a cabo en la fase de planificación un proyecto para incorporar, desde el inicio, la experiencia de otro equipo en la planificación y ejecución de proyectos de similares características.
Participan dos equipos que cuentan con el apoyo de sus direcciones:
- El equipo anfitrión que es que tendrá que planificar y ejecutar el nuevo proyecto y
- el equipo invitado que compartirá su experiencia en otros proyectos similares.
Hay que definir, desde un primer momento, cuáles son los principales retos del equipo anfitrión. Éstos deben quedar claros y permitirán establecer los objetivos de la sesión. Es recomendable compartir con antelación la información relativa a los puntos a tratar.
La reunión puede durar desde unas cuantas horas, a varios días. Todo dependerá de la complejidad del proyecto y de la cantidad de temas a tratar. Se recomienda definir un programa que permita:
- Generar las máximas sinergias entre los participantes.
- Expresar el valor y el impacto que se espera de la reunión.
- Presentar el proyecto del equipo anfitrión con la profundidad necesaria.
- Recordar los retos a los que dar respuesta.
- Compartir las experiencias y desarrollar las respuestas a los retos, por parte del equipo invitado. Si es necesario, se pueden crear subgrupos de trabajo para tratar temáticas especializadas.
- Facilitar las conversaciones de forma que se garantice una correcta comprensión de los retos y las soluciones propuestas.
- Llegar a un consenso (recogido de forma documentada) sobre las conclusiones de la reunión.
Es muy recomendable plantear las conclusiones en el formato «how to»: Cómo hay que hacer …
Dando respuesta a:
Para conseguir «tal» resultado …
- Lo que hay que hacer es … , y hay que hacerlo de esta manera.
- Lo que no se debe hacer es …
Hay que difundir estas conclusiones a todas las personas que vayan a participar en el proyecto.
El apoyo entre compañeros
La versión individual del apoyo entre equipos es el apoyo entre compañeros. Se puede llevar a cabo:
- Al inicio de la incorporación de una persona en su puesto de trabajo. Una técnica a menudo utilizada en estas circunstancias es la del «shadowing» por la que la persona de nueva incorporación se convierte en la sombra de otra con más experiencia.
- Cuando surgen dudas y disponemos de un experto interno que nos dar respuesta a la mejora manera de realizar determinadas tareas. Ante esta situación se pueden plantear reuniones de corta duración o producirse desplazamientos a otras sedes de la organización para compartir algunos ratos durante la operativa sobre la que se quiera ampliar conocimiento.
- Cuando se prevé que la persona requiera un apoyo continuado en el tiempo, se le puede asignar figura del «mentor». Éste debe tener una experiencia contrastada en la realización de las funciones y tareas y debe poseer una mínima capacidad pedagógica. El «mentor» asume la responsabilidad de facilitar el aprendizaje durante un periodo de tiempo concreto.
Estas dinámicas son más fáciles de llevar a cabo ya que tienen una complejidad logística mucho más baja que en el caso del apoyo entre equipos. Es necesario, no obstante, tener en cuenta algunos requisitos:
- Definir los objetivos de aprendizaje a alcanzar.
- Asegurar la pericia de la persona que llevará a cabo la transferencia de conocimiento.
- Prever las competencias sobre las que habrá que trabajar.
- Hacer una valoración final del aprendizaje alcanzado.
El impacto generado
Las organizaciones que han introducido este tipo de dinámicas han detectado cambios en su cultura relacionados con un aumento de la comunicación entre unidades independientes, un mayor sentimiento de pertenencia a la organización y un incremento de la satisfacción por el trabajo realizado.
En concreto, el impacto sobre los resultados estará relacionado con:
- Un incremento de la eficiencia de procesos y proyectos al reducir el número accidentes e incidencias e incorporar a la operativa de trabajo las mejores prácticas identificadas.
- La aceleración del aprendizaje de los equipos al disponer de la información actualizada cuando ésta es requerida.
- La generación de ahorros al no ser necesario reencontrar la solución a retos que ya han sido superados.
- El incremento de la capacidad de adaptación de la organización a nuevos entornos y situaciones.
- La equiparación, por la banda alta, de los resultados de equipos y unidades con funciones y tareas comunes.
El impacto sobre los equipos y las personas será el siguiente:
- Se los empodera y se les orienta hacia la acción y el cambio.
- Mejora de la colaboración entre equipos y personas.
- Aumento de su compromiso y su responsabilidad.