¿»Facilitar» o «liquidar» las dinámicas participativas?
El uso de dinámicas participativas para priorizar retos y soluciones y para promover la difusión de las buenas prácticas está cada vez más extendido en las organizaciones. Son ya muchas las que, como complemento a la formación tradicional, empiezan a aplicar diferentes actividades para fomentar el aprendizaje colaborativo.
Aplicarlas o no correctamente puede facilitar la consecución de los resultados deseados o liquidar el proyecto casi antes de que comience. Si tenéis la responsabilidad de promover su difusión y queréis evitar el efecto «terminator» es necesario recordar la importancia de:
- Disponer de un buen equipo de facilitadores.
- Informar de las conclusiones recogidas.
- Difundir los cambios introducidos y el impacto generado.
Los facilitadores
Muchos de los procesos y dinámicas participativas requieren de una persona con experiencia que facilite su aplicación. Esta persona debe dominar la dinámica y debe saber superar las dificultades más frecuentes. Es necesario que acompañe al equipo hacia la consecución de los resultados esperados.
La persona que asuma esta responsabilidad es necesario que:
- Conozca bien el proceso o la dinámica.
- Tenga experiencia en su aplicación.
- Fomente la participación.
- Haga avanzar al grupo a través de la reflexión y el debate constructivo.
- Identifique y comparta las mejores prácticas para hacer posible la mejora continua.
Una forma incorrecta de aplicación de la dinámica o una facilitación inadecuada puede derivar en:
- Percepciones de pérdida de tiempo.
- Insatisfacción de los participantes.
- Comentarios negativos que pueden afectar a la participación futura.
Informar de las conclusiones
La participación en estos tipos de dinámicas suele ser voluntaria. Los participantes dedican una parte de su tiempo de trabajo a aportar y construir para mejorar la organización.
Es necesario, una vez finalizada la reunión y a medida que el proyecto avance, informar a los participantes y al resto de la organización de los resultados y conclusiones y de las acciones que se hayan podido derivar. Olvidar este aspecto puede generar:
- Negativas a seguir colaborando en el proyecto.
- Falta de credibilidad de la dirección que haya dado apoyo.
- La difusión de rumores e información incorrecta sobre los resultados.
- La percepción de inutilidad del tiempo dedicado.
Los cambios introducidos y su impacto
Muchas de estas actividades se llevan a cabo para identificar mejoras que habrá que llevar a la práctica. A todos nos gusta conocer cuál ha sido el resultado de nuestra colaboración. Es por ello necesario compartir para qué han servido las dinámicas, cuál ha sido su resultado y, en especial, cuál ha sido el impacto generado. Olvidar este aspecto puede derivar en comentarios como:
- «Nunca terminamos lo que empezamos».
- «Mi esfuerzo no ha servido de nada».
- «No vale la pena participar si después no se aplica nada».
Más facilitadores
Contar con la colaboración de facilitadores con experiencia, compartir los resultados de las dinámicas, los cambios implantados, los resultados alcanzados y los aprendizajes generados promoverá la difusión de nuevas prácticas colaborativas, fomentará el reconocimiento del esfuerzo y el tiempo dedicado y ayudará consolidar el trabajo en equipo, la responsabilidad, el compromiso y el liderazgo distribuido.
Menos «terminators» …
Por el contrario, dejar de hacerlo o aplicarlo de forma inadecuada «terminará», liquidará rápidamente el impulso positivo generado y generará unas percepciones totalmente opuestas a las que se buscábamos:
- Colaboramos y no sirve para nada.
- Mi esfuerzo no ha sido inútil.
- La falta de transparencia es lo más habitual.
Incurrir en estos errores, más que facilitar los procesos participativos y consolidarlos como una excelente alternativa para fomentar el aprendizaje y la innovación, liquidará y «terminará» el empuje y la motivación de las personas que creen en la utilidad de estas dinámicas y dará la razón a los que son contrarios a la implantación de cualquier cambio y mejora que, además, aprovecharán para comentar:
«Ya os decía yo, que esto no serviría para nada …»
«Para que cambiar si siempre lo me hecho así …»
«Demasiado complicadas todas estas innovaciones …»
Y, habremos perdido una excelente oportunidad para fomentar la colaboración en nuestra organización.