Gestión del conocimiento en el sector socio sanitario
Las organizaciones sanitarias: organizaciones de conocimiento
Puede parecer una obviedad, pero consideramos oportuno recordar que cualquier organización sanitaria es una organización de conocimiento. Conocimiento que abarca diferentes campos: médico, científico, de gestión, etc. Cada uno de ellos con un gran número de especialidades y categorías.
Garantizar que el conocimiento crítico está a disposición de cual sea la persona que lo requiera es la mejor manera para mejorar los rendimientos de una organización.
El conocimiento en las organizaciones es el elemento que lubrica su funcionamiento. Cuando los equipos saben cual es la mejor manera de hacer las cosas, los resultados se alcanzan con facilidad. Si el conocimiento es obsoleto o no lo posee quien debe utilizarlo, la organización se vuelve ineficiente y puede acabar colapsando.
La adaptación a esta nueva realidad líquida requiere un constante reciclaje de los conocimientos. Ante esta situación, la flexibilidad para desaprender y aprender es una actitud y una capacidad indispensable. Necesitamos equipos formados por personas capaces de salir de la “zona de confort” para atreverse a adquirir nuevos aprendizajes.
El conocimiento de las personas hace que las organizaciones sean más eficientes. Los equipos mejor capacitados obtienen mejores resultados y las personas que los integran se sienten mejor.
La innovación, entendida como la creación de nuevo conocimiento que nos permite esa adaptación constante, y la gestión del conocimiento generado, para asegurar que está a disposición de quien lo requiere, son dos aspectos clave para asegurar la sostenibilidad de las organizaciones sanitarias.
El impacto de la gestión del conocimiento
Aplicar un modelo para la gestión del conocimiento tiene dos tipos de impacto, sobre los resultados y sobre las personas.
El impacto sobre los resultados
Cuando identificamos cual es el conocimiento que realmente es determinante para que un área o departamento de una organización cumpla con eficiencia la misión que tiene encomendad y lo ponemos a disposición de los equipos se producen los siguientes resultados:
- Igualamos el rendimiento de los equipos con los de aquellos que obtienen los mejores resultados.
- Reducimos el tiempo dedicado a solucionar retos que otros ya han resuelto.
- Ahorramos costes evitando la repetición de errores y ahorramos tiempo para acceder al conocimiento que necesitamos.
- Evitamos la pérdida de conocimiento clave.
- Aceleramos la incorporación efectiva a los diferentes puestos de trabajo.
El impacto sobre las personas.
Cuando integramos procesos y dinámicas para compartir conocimientos y experiencias, las personas se sienten:
- Más valoradas por que les reconocemos sus aportaciones a la organización.
- Más integradas por que se fomentan las interactuaciones a nivel transversal.
- Más empoderadas por que compartiendo el propósito asignado, disponen de una gran flexibilidad para adecuar los objetivos y adaptar los métodos de trabajo en función de la evolución del entorno.
- Más realizadas laboralmente por que se emplean modelos de liderazgo compartido, se desarrollan procesos orientados a la innovación y al aprendizaje continuado.
El taller de la isla de los pájaros
Es una actividad lúdica colaborativa que tiene por objetivo evidenciar la relación que existe entre conocimiento y resultados. Si quieres más información aquí tienes un enlace al vídeo: https://youtu.be/opJNFzYMJko?si=WIIxWFaLDb6-hciH
Ejemplos de éxito
El sector socio sanitario ha sido pionero en la aplicación de dinámicas para compartir el conocimiento. Un claro ejemplo de ello son las sesiones clínicas. En un origen, se trataba de reuniones de corta duración en las que médicos compartían experiencias relativas al diagnóstico y tratamiento de afecciones específicas. En la actualidad, estas reuniones están evolucionando hacia sesiones periódicas en las que diferentes profesionales de un área hospitalaria comparten prácticas profesionales relativas a temas de interés común. Esta práctica está altamente difundida en la gran mayoría de centros hospitalarios.
Otras formas de compartir conocimiento y experiencias
Son cada vez más los centros que están optando por introducir nuevas prácticas para compartir, de forma transversal, conocimiento y experiencias. Algunos lo hacen partiendo de un proyecto global de Gestión del Conocimiento que incluye una evaluación del estado de la gestión del conocimiento en la organización y un plan estratégico para la Gestión del Conocimiento que van desarrollando a través de acciones concretas; otros incluyen las actividades dentro de los planes de formación que, además de cursos, incluyen diferentes alternativas de apoyo al aprendizaje.
Veamos dos ejemplos concretos:
Parc de Salut Mar
El Consorci Mar Parc de Salut (PSMAR) https://www.parcdesalutmar.cat/es/info-corp/es una Organización integral de servicios que conforman un gran Parque de Salud en el litoral de Barcelona, donde se concentra uno de los polos más dinámicos de conocimiento asistencial, docente y de investigación de la ciudad.
Inician el proyecto de Gestión del Conocimiento en 2018, desarrollándolo en diferentes fases:
- Creación y validación del modelo de gestión del conocimiento del PSMAR.
- Evaluación de la gestión del conocimiento en la institución.
- Elaboración del plan para la gestión del conocimiento vinculándolo al plan estratégico de la institución
- Diseño e implementación de actividades y proyectos dentro del plan de gestión de conocimiento. Hasta el día de hoy se han implementado los siguientes:
- Proyecto “Enseña y aprende”, orientado a identificar a referentes internos que, de forma voluntaria, quieran compartir su conocimiento experto y promoviendo su participación en actividades de gestión del conocimiento
- Grabación y difusión de sesiones clínicas médicas de contenido trasversal para facilitar el acceso a todos los interesados.
- Proyecto “Deja tu legado”, orientado a retener el conocimiento de los profesionales en vías de jubilación.
- Inicio de Comunidades de práctica, para el desarrollo de iniciativas que contribuyan al aprendizaje individual y colectivo en la institución.
- Proyecto “Lecciones aprendidas”, que incluye diferentes acciones para el aprendizaje organizacional durante el periodo pandémico.
- Organización y difusión de conocimiento relevante de diferentes unidades de la institución.
- Evaluación de resultados alcanzados y revisión del plan de gestión del conocimiento.
Con este proyecto global de gestión del conocimiento se pretende incrementar el capital intelectual de la organización, garantizar la identificación y acceso al conocimiento clave, mejorar la calidad y la eficiencia, así como impulsar una cultura de aprendizaje y colaboración en todo el PSMAR.
Althaia
Althaia https://www.althaia.cat/althaia/ca/corporatiu/qui-som es una fundación privada sin ánimo de lucro que da servicio integral a las personas en el ámbito sanitario y social. Es una red asistencial universitaria de referencia para 260.000 habitantes, procedentes básicamente de las comarcas del Bages, el Solsonès y el Moianès, así como de la Cerdanya y el Berguedà.
En Althaia han optado por implantar una estrategia de aprendizaje continuo, implantando un proceso que de forma cíclica:
- Identifica los aprendizajes requeridos y las mejores prácticas vigentes.
- Fomenta el aprendizaje basado en la aplicación de las mejores prácticas validadas.
- Lo consolida a través de la práctica continuada.
- Evalúa los resultados alcanzados.
- Revisa la posibilidad de introducir mejoras en las tareas.
El proceso gira alrededor de dos aspectos clave:
- La identificación de las mejores prácticas y de los referentes dentro de la organización.
- La utilización de talleres y cursos específicos como elementos catalizadores del aprendizaje.
La identificación de las mejores prácticas va ligada a la identificación de las personas “referentes”, que son aquellas reconocidas por los equipos como expertos en la realización de una determinada actividad o tarea.
La “mejor práctica” es la que describe la mejor manera, hasta el momento identificada, para realizar una determinada actividad o tarea. Cada mejor práctica debe estar validada y respaldarse mediante la evaluación de un sistema de indicadores para asegurar la obtención de los mejores resultados. Se ha definido un proceso específico para llevar a cabo la identificación, validación e implantación de las mejores prácticas.
Una vez identificada y validada la “mejor práctica” se planifican un conjunto de actividades de aprendizaje que giran alrededor de un taller o curso específico orientadas a fomentar su implantación. Es clave el papel de los mandos y jefes de equipo que deben supervisar y acompañar en la aplicación de estas nuevas formas de trabajar.
Todo el proceso se complementa con un modelo de evaluación per permite medir el impacto de los nuevos aprendizajes aplicados.
Otros métodos empleados
Otras instituciones del sector socio sanitario están ya incorporando, en su operativa habitual, actividades para:
1. Identificar y recopilar aprendizajes como, por ejemplo:
- La revisión después de la acción: una reunión de corta duración, que se produce justo al finalizar una actividad clave para recopilar los aprendizajes que se hayan producido durante la misma.
- El análisis retrospectivo: actividad orientada a recopilar los aprendizajes que se producen a lo largo de un proyecto o a través de la repetición de determinadas intervenciones.
- Dinámicas para la retención del conocimiento clave: orientadas a recopilar las experiencias del conocimiento de las personas que tienen previsto dejar su puesto de trabajo.
2. Promover el aprendizaje como, por ejemplo:
- Grabación y difusión de las sesiones clínicas entre el colectivo que requiera los conocimientos recopilados.
- Talleres que incluyen actividades de “role play” basadas en casos reales sucedidos en la propia institución.
- Talleres para la resolución de casos, orientados, no tanto para identificar “la solución correcta”, si no para generar un debate entorno a las posibles soluciones y sus aspectos positivos y negativos.
- Uso de elementos para la simulación clínica para el aprendizaje competencial que permitan mediante el uso de muñecos, órganos en 3D, maquinas o realidad virtual la aplicación de las mejores prácticas médicas.
3. Fomentar la innovación y generar nuevo conocimiento como, por ejemplo:
- Sesiones de lluvia de ideas, para facilitar la identificación de soluciones a nuevos retos.
- Cafés del conocimiento para facilitar la participación transversal de colectivos numerosos en los procesos de mejora.
4. Facilitar la creación de espacios de intercambio de experiencias como, por ejemplo:
- Comunidades de práctica en las que compartir dudas y soluciones relativas a prácticas profesionales comunes.
- Grupos interdisciplinares de mejora a los que se encarga la resolución de un reto cuya solución suele depender de diferentes áreas de diferentes áreas de la organización.
5. Facilitar los procesos de incorporación al puesto de trabajo diseñando planes de acogida específicos para cada área de trabajo que ofrecen información sobre el centro, su marco estratégico, su estructura organizativa y que facilitan acceso al conocimiento requerido para desempeñar con éxito las principales funciones asignadas.
Conclusiones
La gestión del conocimiento en las organizaciones va más allá del intercambio de experiencias entre colegas o de la recopilación de protocolos o guías clínicas. Va también más allá de la formación tradicional basada en clases magistrales complementadas con algún caso práctico.
Gestionar el conocimiento requiere del uso de recursos escasos. Por ello debe de llevarse a cabo una reflexión previa sobre cuál es el conocimiento crítico que hay que gestionar. Lo definimos como aquel que es indispensable para que una organización o departamento pueda llevar a cabo con éxito la misión encomendada o alcanzar los objetivos que le hayan sido asignados.
Es también necesario llevar a cabo una planificación de las actividades y procesos más adecuados para facilitar los flujos de conocimientos y experiencias entre aquellos que “ya saben” y los que “deben aprender”. Estas actividades se centran en la creación de espacios de comunicación para compartir experiencias y en la implantación de procesos que permitan la recopilación de los conocimientos considerados críticos para cada área o departamento. La recopilación implica:
- la captura de conocimientos y experiencias mediante textos, audios o vídeos
- su organización, entendida como la estructura de los espacios (electrónicos) en los que almacenar los archivos para facilitar su localización y acceso y también el establecimiento y diseño de los formatos (procesos, procedimientos, respuestas a las preguntas más frecuentes, fichas, guías, vídeos, …) más adecuados para facilitar su comprensión y reutilización
- el acceso y la difusión de los contenidos para facilitar su aplicación y aprendizaje.
Todo ello sobre la base de un modelo de gobernanza que especifique cuáles son los objetivos asociados a las actividades para la gestión del conocimiento y el aprendizaje, cuál es el modelo para la evaluación del desempeño y cuáles son los recursos que aporta la organización para alcanzar esos objetivos.
Estas actividades deben estar orientadas a la identificación de mejoras y la obtención de los mejores resultados a través del fomento del aprendizaje para acabar disponiendo de equipos más eficientes que sean capaces de:
- igualar los resultados obtenidos por los mejores equipos, creando espacios para compartir experiencias y aprendizajes,
- ahorrar esfuerzos orientados a “reinventar la rueda”, promoviendo y difundiendo una base de buenas prácticas validadas,
- evitar la repetición de errores, identificando sus causas e implantando medidas preventivas,
- evitar la pérdida de conocimiento crítico aplicando procesos para fomentar su retención cuando se prevea la baja de las personas calve de la organización y
- reducir el tiempo de incorporación efectiva de sus miembros, identificando el conocimiento clave asociado a cada puesto de trabajo y definiendo un plan de acogida específico.
El sector socio sanitario ha utilizado históricamente algunos de los procesos para la captura y difusión del conocimiento y son, cada vez más, las instituciones que están incorporando nuevas prácticas para crear espacios de intercambio entre profesionales y para identificar, recopilar y difundir el conocimiento crítico de sus diferentes áreas.
Existen una gran variedad de espacio, técnicas y procesos para gestionar el conocimiento en una organización. Para sacar el máximo partido de ellos, es necesario:
- Identificar mediante la elaboración de un mapa de los conocimientos críticos, cuáles son los requerimientos de cada organización.
- Definir la estrategia para la gestión del conocimiento y el aprendizaje que incluya un modelo de gobernanza.
- Establecer un plan para llevar a cabo las actividades y procesos para promover los flujos de conocimiento y el aprendizaje de las personas e integrarlos en la operativa diaria de departamentos y áreas.
- Aplicar cada proceso o actividad para solucionar los retos para los que ha estado concebida. Existe una gran cantidad de soluciones y cada una de ellas se ha diseñado para resolver retos específicos.