La creación de un equipo de mejora
Son las personas que implementan las tareas las que más información y experiencia tienen para dar solución a una parte importante de los retos operativos de las organizaciones.
A veces las cosas no acaban de funcionar como quisiéramos. Todos somos más o menos conscientes pero el «día a día» nos dificulta hacer una parada para reflexionar. En la mayoría de las ocasiones, el análisis de la situación y la identificación de las soluciones puede estar en manos de las personas que integran la organización.
Una buena propuesta para dar respuesta a este tipo de retos puede ser la creación de un equipo de mejora.
Vemos cómo hacerlo:
La cultura de la colaboración
Un comentario que oímos con demasiada frecuencia tiene que ver con la existencia de islas o silos en las organizaciones. Esta es una buena metáfora para dar a entender que existe una falta de comunicación y coordinación entre equipos y áreas que desarrollan sus funciones a largo de las diferentes etapas de un mismo proceso.
Sin una cultura de la colaboración estos equipos asumirán, al pie de la letra, que su responsabilidad acaba al finalizar la última tarea asignada sin tener en cuenta los posibles requerimientos del equipo que recoge el resultado. Implantar equipos de mejora (en especial si son interdepartamentales) requiere de la existencia de una cultura de la colaboración basada en la cooperación y la empatía.
Colaborar nos hace mejores personas y profesionales.
Hay que escuchar y comprender los requerimientos de los demás equipos que recogen el resultado de nuestras tareas y lo utilizan como punto de partida de sus procesados de trabajo.
El papel de los jefes y responsables es crucial: Es necesario que fomenten esta colaboración y el intercambio de visiones y requerimientos. Este compromiso implica:
- el fomento e impulso de equipos de mejora,
- seguimiento de los resultados de estas actividades y
- el apoyo en la implantación de mejoras propuestas y validadas.
Queremos poner en marcha un equipo de mejora. ¿Por dónde debemos empezar?
1. La definición del “encargo»: ¿Qué es lo que hay que hacer?
La primera cuestión a definir es: «¿cuál será el encargo para el grupo?»
Este «encargo» debe cumplir una serie de características:
- Debe ser relevante para la organización (para sus departamentos, secciones, …). Es necesario que dé solución a algún reto que permita alcanzar el propósito de forma más eficiente.
- Debe ser de interés para las personas y equipos. Es necesario que les permita desarrollar mejor su trabajo y hacerlos crecer desde el punto de vista profesional.
- La identificación de la solución debe estar al alcance del grupo de mejora que puede que deba ser multidisciplinario o que integre a personas de diferentes servicios o áreas.
El encargo debe formalizarse por escrito y, una vez creado el grupo de mejora, debe ser interpretado de la misma manera, tanto per el equipo como por la persona que promueve su creación.
2. La creación del equipo: ¿Quién lo hará?
Éste es también un punto clave que puede determinar el éxito del equipo de mejora. Al respecto, hay que tener en cuenta que:
- Es necesario que el equipo sea heterogéneo desde el punto de vista de funciones, territorio, niveles de responsabilidad y experiencia de sus integrantes.
- Es necesario que los miembros se incorporen de forma voluntaria,
- que tengan relación y experiencia con el aspecto a mejorar y
- compartan los valores de la organización.
Algunas de las capacidades que facilitarán el trabajo del equipo son:
- La capacidad de comunicación y negociación,
- de trabajo colaborativo,
- de gestión (planificación, ejecución y control) de proyectos.
- Capacidad para la definición y mejora de procesos y
- el conocimiento (metodológico y funcional) de la tecnología disponible.
Si el ámbito de la mejora supera los límites de nuestro departamento o unidad será indispensable contar con personas de estas áreas.
3. Los acuerdos previos: Definimos el marco de trabajo
El marco de trabajo establece los acuerdos entre los miembros del equipo y con su entorno y da respuesta a las preguntas:
- ¿Qué queremos conseguir?
- ¿Cómo nos queremos organizar?
Es muy recomendable que el marco de trabajo defina los siguientes puntos:
1. Los acuerdos en relación con la metodología de trabajo:
- Los valores del equipo,
- los objetivos a alcanzar,
- tipo y frecuencia de reuniones,
- reparto de funciones entre los integrantes del equipo,
- sistema para la toma de decisiones y recopilación de los acuerdos,
- sistemas de apoyo y seguimiento interno y
- modelo a seguir en la elaboración del plan de trabajo.
2. La relación con:
- el entorno,
- el promotor,
- otros equipos,
- los responsables de la validación y
- con la organización.
4. Las funciones dentro del equipo de mejora: ¿quién hace qué?
Para facilitar el trabajo del equipo de mejora y la consecución de sus objetivos será necesario repartir y asignar las siguientes funciones entre sus miembros:
- Planificación: hay que elaborar el plan de trabajo del equipo.
- Coordinación: hay que velar para que todo funcione, asegurar que el grupo está bien encaminado, y vehicular el resultado final y la comunicación externa del equipo.
- Dinamización: conseguir que el grupo trabaje y alcance los objetivos fijados.
- Redacción (óptimamente de forma colaborativa):
- Tomar nota de los acuerdos, las tareas, quien las asume y los plazos.
- Redactar la documentación de trabajo y los productos (intermedios y finales) que vayan recogiendo las conclusiones y propuestas. La maquetación (si fuera necesario) de los documentos.
- Recopilación de los aprendizajes que se vayan produciendo a medida que el proyecto avance. Éstos derivarán de las retrospectivas previstas y pueden tener forma de consejos a tener en cuenta o buenas prácticas.
5. El impacto generado por los equipos
El objetivo de cualquier equipo de mejora es alcanzar un impacto positivo en la operativa de la organización. Para poder evaluar este impacto deberemos identificar diferentes indicadores que nos permitan cuantificar los resultados alcanzados.
Estos indicadores pueden ser de los siguientes tipos:
- Número de productos / propuestas generadas por los equipos de mejora Nuevo conocimiento generado.
- Número de productos / propuestas generadas y efectivamente implantadas Nuevas prácticas incorporadas o modificadas.
- Cambios en la eficiencia de los procesos sobre los que se haya actuado Impacto sobre los resultados de la organización.