La dinamización de un equipo de mejora
Mantener la ilusión, el compromiso y el ritmo de trabajo es clave para que un equipo de mejora identifique una solución, factible y compartida, el reto que haya asumido.
Los recursos mínimos necesarios para lograr el éxito
Cabe destacar que la condición necesaria para que un equipo de mejora alcance los objetivos es que disponga de los recursos mínimos indispensables. La facilitación de los mismos es responsabilidad del promotor del proyecto.
Al menos, estos recursos son:
- Tiempo de dedicación por parte de los integrantes del equipo.
- Conocimiento relacionado con el reto al que dar solución.
- Tecnología que facilite la comunicación entre los miembros del equipo y el trabajo colaborativo.
- Autonomía para hacer los planteamientos que se consideren más adecuados.
- En algunos casos, apoyo externo para consolidar las decisiones y propuestas.
Poner en marcha equipos de mejora sin garantizar estos recursos mínimos solo puede llevar al fracaso que se traducirá en una falta de consecución de los objetivos y una desmotivación de las personas que constarán que sus esfuerzos de muy poco han servido. Las consecuencias de una repetición de esta situación pueden tener un impacto muy negativo sobre la imagen interna y el clima de la organización. Se puede promover, sin quererlo, un desánimo entre los colaboradores y una falta de confianza de éstos hacia los equipos directivos. Algunos comentarios que hemos oído en este tipo de situación son:
«Ya estamos cansados de trabajar en proyectos imposibles que nunca llegan a buen puerto»
«Nos piden pero no disponemos de los recursos para poder trabajar»
«Esto ya lo hemos probado demasiadas veces»
¿Qué implica la dinamización?
Una vez creado un equipo de mejora hay que mantener la ilusión por el proyecto, el compromiso para aportar y asegurar un ritmo adecuado de trabajo que permita alcanzar los objetivos del equipo.
La dinamización integra las siguientes funciones y actividades:
- Impulsar la actividad del grupo y el orientarlo hacia el propósito definido.
- Facilitar la comunicación entre los miembros del equipo.
- Promover el debate durante las fases de análisis y de identificación y priorización de soluciones.
- Promover la cohesión y colaboración dentro del equipo.
- Velar por el mantenimiento del buen clima y por la aplicación constructiva del marco de trabajo.
- Identificar posibles frenos y barreras y establecer los mecanismos que faciliten su superación.
Las claves de la dinamización
¿Qué recomiendan los propios dinamizadores?
De acuerdo con conversaciones mantenidas con los integrantes de equipos de mejora de diferentes organizaciones,una buena dinamización:
- Se basa más en los valores del equipo que en las normas.
- Está orientada a las personas: los miembros del equipo y el colectivo para el que el equipo trabaja.
- Tiene presente, en todo momento, una orientación al propósito del equipo.
- Es flexible en relación a los objetivos, si los requerimientos y el entorno cambia.
- Es flexible en relación a los métodos y la organización interna.
Se trata de una dinamización que:
- Trabaja en base a un modelo de liderazgo compartido y opta por el trabajo colaborativo.
- Fomenta el empoderamiento de los miembros del equipo.
- Genera conocimiento y recibe el apoyo de la organización para su implantación.
- Fomenta el aprendizaje de sus miembros y de su entorno.
- Trabaja en red, potenciando las relaciones.
- Genera vínculos entre las personas.
¿Cómo hacerlo?
Ya hemos visto qué funciones van asociadas a la dinamización de un equipo de mejora.
Además el dinamizador debe tener presente que:
- La dinámica del grupo es su responsabilidad.
- Se deben convocar las reuniones con antelación suficiente e indicando los temas a tratar.
- Durante las reuniones, será necesario:
- Respetar el tiempo de la reunión.
- Incentivar la participación con las preguntas adecuadas.
- Dirigir al grupo, si se desvía, «cortando» con cortesía.
- Normalmente el trabajo se lleva a cabo fuera de las reuniones, de forma individual o en pequeños grupos, por eso es necesario que las reuniones se ajusten al tiempo y a los temas previstos.
- Si surge un tema urgente que debe ser tratado por todo el grupo, se puede convocar una reunión ad hoc.
Decidimos colectivamente
Una buena manera cohesionar el equipo de mejora es promoviendo la toma colectiva de decisiones. Una vez acordado el marco de trabajo y definidas las funciones es necesario:
- iniciar la redacción del plan de trabajo,
- hacer un seguimiento,
- identificar los posibles frenos y encontrar la forma de superarlos y
- garantizar la comunicación con el promotor, el grupo de validación (si existe), el resto de equipos y el conjunto de la organización.
Superemos las barreras a la colaboración
La experiencia nos demuestra que la integración real en un equipo de mejora no es fácil. Hay que generar un ambiente de confianza entre los miembros. Hay que pasar a verlos como iguales, como compañeros. Una buena manera de promover que todos los integrantes se abran como personas y como profesionales es promoviendo actividades orientadas a compartir qué podemos aportar al grupo, cuáles son nuestras expectativas en relación a los resultados y cuáles son nuestras motivaciones.
Hay que tener presente que algunas de las barreras más frecuentes pueden ser:
- El miedo a no estar a la altura.
- El mantenimiento de las jerarquías.
- La imposición del modelo trabajo.
- Críticas de otros miembros del equipo.
Otros aspectos que pueden dificultar la integración en el equipo y que hay que identificar para ponerle remedio lo antes posible son:
- Una falta de capacitación en relación a algunas habilidades necesarias para que el grupo progrese.
- Un desconocimiento de la tecnología disponible.
- Una falta de alineación con los valores del equipo.
- La inexistencia de un sistema por la validación progresiva de los resultados.
Algunas herramientas de utilidad
Estas son algunas de las herramientas y dinámicas que, con más frecuencia, se utilizan para los grupos de mejora:
Dinámicas para empezar a trabajar:
- Lluvia de ideas.
- Café del mundo.
Técnicas para la priorización:
- Diagrama frecuencia / impacto
- Diagrama urgente / importante
Técnicas para la identificación de causas:
- La espina de pescado o diagrama de Ishikawa
- ¿Los cinco por qué?
Métodos de diagramación:
- De proyectos: Diagrama de Gantt
- De procesos: Diagrama de flujo