La gestión del conocimiento y la mejora de la eficiencia

La Gestión del Conocimiento debe tener un impacto sobre las organizaciones

La Gestión del Conocimiento tiene sentido en la medida en que mejora la eficiencia de las organizaciones. Estas últimas semanas las he pasado en Chile donde he tenido la oportunidad de participar en diferentes proyectos sobre Gestión del Conocimiento que quisiera compartir con vosotros.

Identificación del conocimiento crítico y acciones a llevar a cabo

Una de las mayores productoras de derivados del gas natural necesitaba conocer qué tipo de acciones para la gestión del conocimiento debía de priorizar. Nos encargó la realización de un diagnóstico sobre el estado de la gestión del conocimiento y la elaboración del mapa de conocimiento crítico.

Hemos recogido las valoraciones, de diferentes miembros de la organización, en relación a los doce aspectos que se detallan en la figura adjunta: La existencia de responsables (personas), procesos y tecnología para cada una de las actividades (compartir, capturar, organizar y acceso y difusión) asociadas a los flujos de conocimiento, más la valoración los tres elementos del modelo de gobernanza.
El resultado nos ha dado una detallada imagen de lo que se está haciendo y lo que faltaría para gestionar los flujos de conocimiento. El mapa de conocimiento crítico nos ha permitido identificar el conocimiento que está directamente relacionado con la capacidad de la organización para alcanzar sus objetivos estratégicos.

De ambos ejercicios se ha derivado la necesidad de identificar y aplicar las mejores prácticas relacionadas con el mantenimiento de las plantas de producción y con la toma de decisiones asociadas al mejor abastecimiento del mercado.

La implantación de un modelo para la gestión del conocimiento como requisito de la norma ISO 9000: 2015

En este segundo caso, el diagnóstico se ha llevado a cabo en una empresa que gestiona el ciclo completo del agua: desde la captación, tratamiento y distribución hasta la depuración de las aguas residuales. El diagnóstico nos ha permitido identificar un primer proyecto piloto para iniciar la implantación de un modelo para la gestión del conocimiento que cumpla con la cláusula “7.1.6
Conocimiento organizacional” de la norma ISO 9001:2015 que afirma: “La organización debe determinar los conocimientos necesarios para la operación de sus procesos y lograr la conformidad de los productos o servicios. Se mantendrá ese conocimiento, y será puesto a disposición en la medida necesaria.”
Esta empresa no sólo está interesada en cumplir con los requerimientos de la norma, sino que, además, persigue la implantación de procesos para la gestión del conocimiento que tengan un impacto económico medible.
Por ello se ha optado por la identificación del conocimiento crítico de la organización y por la implantación de procesos que permitan identificar y difundir las mejores prácticas y las lecciones aprendidas relativas a la operativa de las diferentes plantas de captación y tratamiento. Ello permitirá igualar, por la parte superior, los resultados de las diferentes plantas. Se identificarán las que son más eficientes en diferentes procesos, se identificarán las mejores prácticas aplicadas y se compartirán e implantarán en todas las instalaciones de la red.

La revisión después de la acción y el proceso de retrospectiva

Otro de los proyectos en que hemos trabajado tiene que ver con el acompañamiento en la implantación de los procesos de revisión después de la acción y del análisis retrospectivo para una de las mayores empresas de transporte público de Chile.
El encargo consiste en implantar las denominadas sesiones de “revisión después de la acción”. Se trata de reuniones de unos 20 a 30 minutos, en las que el equipo revisa las últimas actividades llevadas a cabo e identifica aspectos a tener en cuenta en el futuro. Se utiliza para la captura de conocimiento a través de la revisión de las actividades asociadas a un proyecto en desarrollo.
El objetivo consiste en capturar, organizar y difundir el conocimiento adquirido por los equipos en un proyecto que ha tenido una duración de varios años. Ello permitirá una importante reducción costes asociados a errores cometidos ya que la difusión de los mismos facilitará la introducción de nuevas prácticas orientadas a su prevención.
Durante las próximas semanas vamos a realizar varios talleres para acompañar a los responsables operativos en identificación y captura de las lecciones aprendidas.
Una buena planificación y realización de estas reuniones permite, una vez finalizado el proyecto, llevar a cabo el análisis retrospectivo. Se trata de una reunión estructurada y dinamizada que se realiza a la finalización de un proyecto para capturar el conocimiento adquirido antes de que el equipo se disuelva. Estos procesos identifican también nuevas buenas prácticas que se incorporan a la operativa permitiendo mejoras en aspectos relacionados con la seguridad, la coordinación con proveedores, la comunicación interna, …

Identificación de las mejores prácticas aplicadas a modelos de gestión

Una de las empresas mineras del país que explota diferentes yacimientos hace ya años que ha implantado procesos para la gestión del conocimiento en el área de operaciones, obteniendo mejoras en la seguridad, la productividad y las relaciones con las comunidades de su entorno. En esta ocasión, nos han solicitado ayuda para implantar un modelo para la mejora de uno de los procesos clave en el sector minero, la elaboración del Plan Minero y el control de sus resultados. El Plan Minero recoge la planificación a largo plazo de la explotación y de los resultados para cada uno de los yacimientos. Se trata de uno de los procesos calve de gestión ya que el valor del negocio está directamente relacionado con la precisión y exactitud en su planificación.
El objetivo en este proyecto es identificar las mejores prácticas relativas a la Planificación de las operaciones de minería para generar un caso de éxito que reproducir en todas las explotaciones de compañía. Los resultados serán relativamente fáciles de medir ya que la empresa dispone de un buen sistema de indicadores. El proyecto está alineado con la estrategia de cambio organizacional orientada a la excelencia operacional.