La gestión documental no es gestión del conocimiento

Me ha sucedido con una cierta frecuencia en los últimos meses. Parece existir una cierta confusión entre la gestión del conocimiento y la gestión documental: No, la gestión documental no es gestión del conocimiento.

La gestión documental va de clasificación, archivo y acceso a los documentos relevantes de una organización. En cambio, la gestión del conocimiento tiene que ver con las personas. Por una razón muy simple: el conocimiento está en las personas.

Ciertamente tienen una relación, un buen sistema para la gestión documental puede ser de gran ayuda como soporte tecnológico para implantar un modelo de gestión del conocimiento.  Sin embargo la gestión documental no cubrirá la totalidad de los aspectos relacionado con un modelo completo para la gestión del conocimiento.

La gestión del conocimiento es un modelo para poner en común el conocimiento crítico que poseen algunas personas de la organización (o de fuera de ellas) con otras personas de la organización (o de fuera de ella) con el objetivo de facilitar el desarrollo de las líneas estratégicas marcadas por la propia organización.

Por conocimiento entendemos la capacidad para la toma de las decisiones más acertadas, en función de una información disponible y unas metas y objetivos definidos. El conocimiento entendido desde este punto de punto de vista implica acción: «lo que tengo que hacer y cómo debo hacerlo para alinearme con las metas o acercarme a los objetivos».

Ya hemos comentado que el conocimiento está en las personas. El reto, es por tanto, poner a disposición de las personas que integran la organización el conocimiento crítico en el momento en el que lo necesitan, en un formato fácilmente localizable (aquí puede tener un papel importante la gestión documental), comprensible y orientado a la acción.

De forma natural, ésto se está llevando a cabo desde que el hombre aprendió a construir herramientas. Incluso otras especies animales son capaces de llevar a cabo este proceso.

Este proceso natural debe complementarse en las organizaciones con otro que lo refuerce para potenciar el aprendizaje.

Desde Knoco nos gusta describirlo con este diagrama.

Los flujos de conocimiento en las organizaciones.

La parte superior del diagrama hace referencia a ese proceso natural que hemos mencionado antes, las conversaciones: no se algo que necesito saber y pregunto al que sabe para que me explique cómo hacerlo.

La gestión del conocimiento debe potenciar estas conversaciones e integrarlas dentro dentro de las dinámicas de la propia organización.

La parte inferior implica una mayor intervención (gestión) por parte de la organización. Normalmente nos empezamos a preocupar por ello a partir del momento en el que tomamos consciencia de aspectos como:

• «Hemos cometido repetidas veces el mismo error».
• «Hemos duplicado (o triplicado esfuerzos) para solucionar un mismo problema en diferentes áreas».
• «Intuyo que esto ya ha pasado antes pero, no tengo ni idea de a quién acudir para que me ayude».
• «¿Cómo podríamos compartir todo lo aprendido en este proyecto?»
• «¿Qué es lo fundamental que tenemos que compartir con alguien que se incorpora a nuestra organización?»
• «¿Cómo mido el impacto de lo aprendido?»

Esta parte inferior se basa en la recopilación del conocimiento crítico y podemos dividirlo en tres fases:

1. La captura: Implica la identificación de las personas y equipos que poseen el conocimiento, la identificación y valoración de ese conocimiento y la recopilación de la información clave asociada.
2. La puesta en valor: Implica la estructuración de la información clave para que sea fácilmente localizable y comprensible. Implica también la asociación de ese conocimiento a los expertos que los poseen. Es en este punto en que la gestión documental puede aportar un gran valor al modelo de gestión del conocimiento.
3. El acceso y la difusión: Implica la puesta a disposición y la difusión proactiva del conocimiento hacia los usuarios que lo vayan a requerir.

La pregunta que seguramente te vendrá a la mente a continuación es ¿y cómo desarrollamos e implantamos ahora todo esto? Si te interesa la respuesta la puedes encontrar en: ¿Cómo implantar un modelo de gestión del conocimiento?