Mi abuela ya ha gestionaba el conocimiento

He estado estos días recuperando recetas de cocina de mi abuela, Montserrat Gomis i Serdañons y no he podido resistir la tentación de llegar a la conclusión de que ya ella «hacía» gestión del conocimiento. Y fijaros si lo hizo bien, que su conocimiento llega ahora a todos los que tengáis la curiosidad de leer esta entrada de blog.

Receta de «Menjar Blanc»

Comparto con vosotros una receta del cuaderno que inició el 27 de marzo de 1922. Nos explica cómo hacer el «menjar blanc». 

Para saber más: Menjar Blanc, Menjar Blanc.

Pero volvamos a la Gestión del Conocimiento. ¿Cómo se me ocurre afirmar que «ya hacia gestión del conocimiento»? Las organizaciones que gestionan el conocimiento facilitan y promueven los dos flujos de conocimiento que se recogen en el siguiente diagrama:

Flujos de conocimiento en una organización

La parte superior hace referencia al conocimiento que fluye a través de la conexión, la comunicación directa entre personas.

La parte inferior detalla las actividades asociadas a la recopilación de conocimiento. Estas son la captura, la organización y el acceso y la difusión de conocimiento.

¿Qué hacía mi abuela (y que podéis hacer vosotros en vuestra organización) para compartir y difundir el conocimiento? Repasemos cada uno de los elementos del diagrama:

Comunicación:

 Ella estaba siempre a disposición de cualquiera que quisiese aprender a cocinar alguno de sus platos. La podías llamar por teléfono y la podías ir a ver en cualquier momento.

En una empresa podemos disponer de una relación de expertos a los que acudir en caso de necesidad, incluyendo en las funciones asociadas a su puesto de trabajo la de asesorar al resto de la organización. También podemos fomentar el intercambio de conocimiento entre equipos mediante las sesiones de apoyo o de asistencia entre pares o comunidades de práctica (CoP).

Captura: 

Asistió a unas clases de cocina y pasó sus apuntes a la libreta que antes os he mencionado.

En una empresa la captura puede producirse de diferentes de diferentes formas. Una de las  más eficientes es el llamado análisis retrospectivo que suele integrar las lecciones aprendidas mediante sesiones de revisión después de la acción. También las comunidades de práctica pueden jugar un papel importante en la captura. Lo relevante en una organización es centrarse en la gestión del conocimiento crítico. De otra forma, invertiremos tiempo y recursos en proyectos con poca incidencia sobre los objetivos estratégicos.

Organización:

 En el caso de mi abuela, la organización se basó dos simples aspectos: 1) la libreta tiene un índice que facilita la localización de las diferentes recetas, 2) una estructura muy sencilla y orientada a la práctica, basada en «ingredientes + instrucciones».  Las recetas, nos indican las instrucciones mínimas  e indispensables para preparar el plato con garantías.

En el caso de una empresa, la organización es sin duda mucho más compleja debido a dos factores:

1. la gran cantidad de conocimiento a gestionar,
2. la gran disparidad de requerimientos que se derivan del gran número que personas que integran la organización. 

Dos son los aspectos a tener en cuenta en el caso de las empresas:

1. Unos criterios homogéneos que permitan la organización (no solamente basados en las categorías de conocimiento, si no también en su relevancia, el propietario y el potencial reutilizador,
2. La existencia de un modelo común que facilite la reutilización del conocimiento. Esto es, las instrucciones mínimas indispensables, transcritas en un leguaje comprensible, complementadas con imágenes, diagramas, vídeo (cortos, muy cortos) y todos aquellos elementos que faciliten su comprensión y, por encima de todo, la traslación a la práctica. A estas unidades las denominamos activos de conocimiento.

Acceso y difusión: 

Parece que no lo hizo del todo mal. Ya hace algunos años que nos dejó, todavía hablamos de sus recetas y, con un poco de ayuda por mi parte, incluso ha «publicado» en la red.

En el caso de las empresas los procesos relacionados con el acceso y la difusión están todavía en fase de desarrollo. Se está pasando de «poner a disposición» a «impulsar y promover» el conocimiento. Éste se entrega, de forma proactiva, a quién lo requiere. Es clave la introducción de actividades que garantizan que los equipos aprenden antes (revisan las experiencias previas y las mejores prácticas disponibles), durante (identifican las lecciones aprendidas y actualizan las mejores prácticas) y después (a través del análisis retrospectivo) de los proyectos que llevan a cabo. Cabe destacar el papel de los responsables del conocimiento  en las tareas asociadas a la organización, acceso y difusión del conocimiento.

Bueno, pues ya veis, si mi abuela lo hizo a principios del siglo pasado con una libreta y una pluma, qué no podréis hacer vosotros con los conocimientos, la experiencia y los recursos actualmente disponibles.

¡Pongámonos manos a la obra! Y aprended de ella: los procesos simples son, a menudo, los que mejor funcionan.