La trampa del conocimiento «crítico»
¿Es todo el conocimiento importante, realmente crítico?
En los últimos tiempos las organizaciones están tomando conciencia del impacto que tiene el conocimiento (saber hacer, saber tomar la mejor decisión) de sus equipos y personas sobre su capacidad para alcanzar objetivos y superar retos.
Esta conciencia se transforma en alarma, cuando se incrementan las posibilidades de que una parte de los equipos abandonen la organización. No hay para menos, la experiencia les ha mostrado que cuando alguien con conocimiento crítico marcha, las posibilidades de que se produzca un varapalo son muy elevadas.
Pero ¿qué es realmente el conocimiento «crítico»?
El conocimiento «crítico»
Según Nick Milton, es «aquel sobre el que se debe basar, estructurar y enfocar cualquier estrategia o sistema de Gestión del Conocimiento, porque es el que tiene mayor valor y el que ofrece un margen mayor de mejora y desarrollo para la organización.» Peter Senge, entiende el conocimiento como «la capacidad de tomar acciones y decisiones eficaces».
De la unión de las dos definiciones, resulta que el conocimiento «crítico» es aquel indispensable para la toma de decisiones estratégicas u operativas de alto impacto.
El conocimiento «operativo»
El conocimiento «operativo» hace referencia al saber práctico que permite ejecutar las tareas diarias, resolver problemas sobre la marcha y mantener la organización en funcionamiento.
Desde Neos lo definimos como el motor de la mejora continua en el día a día. Es el «saber hacer» práctico necesario para llevar a cabo un proceso o actividad de manera eficiente. Su mejora se nutre de las lecciones aprendidas derivadas de su aplicación y tiene como objetivo principal reducir la variabilidad de los resultados de los procesos, evitar la repetición de errores del pasado y optimizar el rendimiento de las operaciones diarias.»
El conocimiento «en riesgo de pérdida»
Es cualquier «saber hacer», experiencia o red de relaciones de alto valor (crítico u operativo) para una organización que reside de forma casi exclusiva en un número muy reducido de personas (o en una sola) y que no está formalizado. La marcha, jubilación o cambio de posición de estas personas implicaría la desaparición inmediata de este activo intelectual y tendría consecuencias negativas para la organización.
¿Cómo lo gestionamos?
De forma general podemos afirmar:
- El conocimiento crítico (tal y como lo hemos definido en este documento) lo gestionamos mediante la gestión del conocimiento.
- El conocimiento operativo, mediante los modelos de gestión por procesos. La ISO 9001:2015, en el apartado 7.1.6 «Conocimientos de la organización», establece que es necesario determinar, mantener y poner a disposición los conocimientos necesarios para el funcionamiento de los procesos. Se definen así los vínculos entre las dos disciplinas.
- En relación con el conocimiento en riesgo de pérdida, si se trata de conocimiento crítico, emplearemos algunos de los procesos asociados a la gestión del conocimiento (mentoría, comunidades de práctica, asistencia entre iguales, …). Si el conocimiento en riesgo de pérdida es de carácter operativo será necesario llevar a cabo un proceso de retención para integrarlo a los procesos de la organización. Las actividades a llevar a cabo, en este caso, son: captura, organización, difusión y transferencia.
Conclusiones
| El conocimiento crítico no es, necesariamente, aquel que estamos a punto de perder. |
La confusión entre conceptos es fácil: Puede ser muy grave («crítico») perder cualquier tipo de conocimiento; sea aquel que debe permitir que la organización alcance sus objetivos estratégicos o aquel que permite ejecutar las tareas diarias y mantener la organización en funcionamiento.
De forma óptima, las organizaciones deben disponer, en primer lugar, de un modelo de gestión por procesos que garantice que el conocimiento operativo está recopilado, actualizado y a disposición de los equipos Un modelo de gestión del conocimiento y del aprendizaje adecuado dará más solidez a la estructura y contribuirá a impulsar la transferencia.
Reflexiones para continuar el debate
Te proponemos tres preguntas que quizás vale la pena responder desde la óptica de tu organización:
- ¿Cuál es el grado de desarrollo de vuestro modelo para la gestión de los procesos? ¿Tiene el alcance adecuado? ¿Incluye responsabilidades para la recopilación de nuevos conocimientos y la actualización de los actuales?
- ¿Prevemos «fugas» de conocimiento en el corto o medio plazo? ¿ Se trata de conocimiento crítico u operativo?
- ¿Os estáis planteando la necesidad de consolidar vuestro sistema de gestión por procesos incorporando un modelo para la gestión del conocimiento y el aprendizaje? ¿Por dónde empezaréis a trabajar?
Si estas preguntas te han generado alguna reflexión —o si simplemente quieres explorar si una propuesta como esta tendría sentido a tu organización—, te animamos a contactar con nosotros. Estaremos encantados de profundizar juntos.
Hablemos: info@neosapren.com