El aprendizaje organizacional es el medio, no el objetivo

Es muy probable que, si te pregunto sobre la importancia de fomentar el aprendizaje y el intercambio de experiencias en tu organización, estés de acuerdo con las siguientes afirmaciones:

«Es muy importante para las organizaciones compartir conocimientos y experiencias«.

«Compartir experiencias entre equipos de trabajo los consolida y los hace más eficientes«.

«Compartir los aprendizajes derivados de los errores cometidos evitará que se repitan«.

Todos estamos de acuerdo. A pesar de ello, cuesta que los procesos y las dinámicas para poner en común los conocimientos críticos, compartir experiencias y fomentar el aprendizaje colectivo se integren en la operativa habitual de las organizaciones.

Aunque afirmamos en nuestro marco estratégico que «los conocimientos son un activo clave que hay que identificar y difundir», seguirá siendo muy difícil conseguir que las personas acaben participando en esta difusión y en dinámicas y espacios para compartir experiencias.

Todos somos responsables

Conversando con responsables de diferentes organizaciones que afrontan este reto hemos sido capaces de identificar algunos aspectos que pueden actuar como facilitadores:

1. Es necesario el apoyo total y explícito de la dirección para introducir los cambios (pocos pero indispensables) en la operativa de trabajo.
2. Es necesario el compromiso de los mandos para facilitar la implantación de los cambios.
3. Es necesario el apoyo (formación y acompañamiento) para llevar a cabo la implantación de nuevas dinámicas para compartir experiencias y recopilar los conocimientos de cada área.
4. Es necesario un proceso para fomentar el aprendizaje y gestionar el conocimiento que sea transversal e integre a todas las áreas de la organización.
5.  Es necesario el apoyo (formación y acompañamiento) para implantar modelos para la evaluación del impacto.
6. Es necesario que las funciones y tareas asociadas a todos los aspectos anteriores se incluyan en las descripciones de los puestos de trabajo de las personas que las tengan que asumir.
7. Hay que incluir en los procesos operativos y de gestión de todas las áreas aquellas actividades orientadas a recopilar y fomentar el aprendizaje de su conocimiento crítico. Y hay que llevarlos a la práctica.

La gestión del conocimiento y el fomento del aprendizaje es responsabilidad de todas y cada una de las personas que forman la organización.

El área o el departamento de apoyo que tenga asignada la función de promover la gestión del conocimiento y el fomento del aprendizaje organizacional debe actuar como «facilitador» en la implantación de dinámicas para fomentar el aprendizaje organizacional y el intercambio de experiencias relevantes.

¿Qué tiene que hacer cada área?

Cada área, con el apoyo del equipo responsable de promover y facilitar la recopilación y el aprendizaje de los conocimientos críticos y el intercambio de experiencias, deberá:

1. Identificar sus conocimientos clave y valorar su grado de criticidad para conocer cuál es la necesidad de intervención.
2. En función de las necesidades de intervención, implantar los procesos y las dinámicas necesarias. En este punto, se abren tres alternativas:
3. El conocimiento lo tenemos y hay que promover su difusión y el intercambio de experiencias.
4. El conocimiento lo tenemos y hay que recopilarlo y fomentar su aprendizaje.
5. No disponemos del conocimiento, hay que incorporarlo o generarlo porque ya es o será necesario.

El aprendizaje organizacional no debe ser el objetivo 

Cada organización tiene definidos su propósito, sus metas y objetivos estratégicos. La gestión del conocimiento y del aprendizaje organizacional es una palanca para alcanzar estos objetivos. Es una palanca con gran impacto ya que al fomentar el aprendizaje y el intercambio de experiencias facilitamos que las personas sepan hacer su trabajo siguiendo las mejores prácticas y actualizando permanentemente sus conocimientos y habilidades profesionales.

El aprendizaje permanente y continuado

No aprendemos escuchando a alguien y mirando cómo trabaja. Aprendemos cuando comprendemos y aplicamos las mejores prácticas a nuestra dinámica de trabajo. El proceso de aprendizaje implica pasar por unas ciertas fases:

1. Tomo conciencia de que no es suficiente y quiero aprender. Me doy cuenta de que no se cómo hacer una determinada tarea o función o soy consciente de que la podría hacer mucho mejor.
2. ¿Quién sabe de eso? Averigüe si hay alguien con experiencia en mi organización o si existe algún tipo de documentación. Esta «investigación» habría que hacerla por «círculos concéntricos»: Primero consultando a los compañeros de mi entorno laboral, después de otros equipos o áreas y finalmente (si existe) revisando documentación que me pueda dar información sobre lo que me hace falta aprender.
3. Lo llevo a la práctica, evalúo los resultados y, si es necesario, modifico determinados aspectos de la práctica. Una vez he incorporado la práctica y he comprendido las relaciones causa efecto puedo afirmar que he aprendido. El aprendizaje no es instantáneo y requiere de un guiado a través de documentación específica y, en algunos casos, de un acompañamiento por parte de un referente o mentor.

Las dinámicas y procesos que facilitan el aprendizaje

Hay que integrar las dinámicas y procesos que facilitan el aprendizaje en las dinámicas operativas de la organización. Éstas serán diferentes en función de si:

1. Hay que compartir el conocimiento y las experiencias.
2. Hay que recopilar el conocimiento y facilitar su aprendizaje.
3. Hay que incorporar o generar nuevo conocimiento.

Aquí te presentamos una relación de los más habituales:

Apoyo entre equipos y compañeros: Encuentros estructurados y facilitados que se llevan a cabo para dar solución a un reto concreto, normalmente relacionado con la mejor manera de planificar un proyecto o implementar un proceso.

Mentoring: Cuando una persona se incorpora a un puesto de trabajo y se prevé que requiera apoyo, se le puede asignar un «mentor». Éste debe tener una experiencia contrastada en la realización de las funciones y tareas y debe poseer una mínima capacidad pedagógica. El «mentor» asume la responsabilidad de facilitar el aprendizaje durante un periodo de tiempo concreto.

Comunidades de práctica: Son grupos de personas que comparten una misma práctica profesional y que disponen, mientras se considere necesario, de un espacio físico o virtual de encuentro para intercambiar experiencias y aprendizajes.

Feria de conocimiento: Acontecimiento para fomentar el intercambio de experiencias. La actividad se plantea como una feria para poner en contacto a «la oferta» y «la demanda» de conocimiento. Durante la feria, diferentes colectivos exponen y comparten sus experiencias profesionales.

Café conversación: Sesión de trabajo de un grupo relativamente numeroso (de entre 15 y 40 personas) que tiene por objetivo recopilar la visión y las aportaciones de los participantes en relación a un reto adecuadamente definido. La sesión tiene un formato que facilita la intervención activa de todos los participantes.

Sesiones clínicas: Se trata de encuentros informales de carácter periódico (normalmente semanales) en los que diferentes profesionales comparten información y prácticas profesionales relativas a temas de interés común.

Equipo de mejora: Se trata de un equipo de trabajo transversal que se crea para superar un reto o solucionar un problema concreto de la organización. Hay que asegurar la visión del proveedor y del cliente (proveedor y cliente interno si procede).

Revisión después de la acción: Son reuniones cortas de reflexión, que se llevan a cabo inmediatamente después de haber finalizado una actividad. Tienen por objetivo identificar los aprendizajes que se hayan podido producir.

Análisis retrospectivo: Es un proceso de reflexión y discusión colectiva que persigue el aprendizaje basado en las experiencias pasadas, sin realizar evaluación o ningún tipo de juicio, para poder mejorar en la realización de actividades y proyectos futuros. 

Mejores prácticas: Describen la mejor manera, conocida hasta el momento, de llevar a cabo una actividad. Se trata de consejos o procedimientos de aplicación.

Lecciones aprendidas: Una lección aprendida recoge el conocimiento obtenido de una experiencia, tanto del éxito como de los errores cometidos, para realizar mejor una tarea y con ello, mejorar los resultados de los proyectos o actividades futuras.

Casos / Storytelling: Recogen, en primera persona, experiencias de otros compañeros que ofrecen aprendizajes y reflexiones de utilidad en relación a aspectos clave de la práctica profesional. 

Open Space: Es un método de organización de reuniones presenciales para tratar temas de especial relevancia para la organización. Son auto-organizadas por los participantes y no suelen tener agenda. El horario , los temas y las salas a utilizar se deciden entre los asistentes a su llegada. Al final de la reunión se crea un documento que resumen los temas que se han tratado y los que no.

Entrevistas para la retención del conocimiento: Son conversaciones estructuradas, basadas en el formato «entrevista». Tienen por objeto identificar, capturar y documentar el conocimiento y la experiencia de una persona para que pueda ser reutilizado por otros.

Identificación del conocimiento requerido: Proceso que tiene por objetivo identificar cuál es el conocimiento requerido para poder planificar y llevar a cabo, con éxito, un proyecto que nunca se haya llevado a cabo.