Organizaciones atentas: ¿Reutilizamos los aprendizajes?
Las organizaciones atentas son las que tienen la capacidad para poner el foco en los aspectos que determinan su sostenibilidad. Uno de estos aspectos tiene que ver con la reutilización de los aprendizajes.
Una organización que «aprende» es capaz de identificar los aprendizajes y los nuevos conocimientos para reutilizarlos. Estos aprendizajes se derivan de la actividad propia y de la interacción con el entorno y suelen proceder de diferentes fuentes:
- La identificación de las mejores prácticas.
- La identificación de las causas de errores y desviaciones en el logro de objetivos.
- Quejas y sugerencias internas o de usuarios y clientes.
- Aportaciones de grupos de mejora y comunidades de práctica.
- Proyectos de innovación.
Una organización que no reutiliza los nuevos aprendizajes está destinada a cometer los mismos errores una y otra vez.
Pasos para reutilizar los aprendizajes
Los aprendizajes generan nuevos conocimientos. Es necesario:
1. Identificar los conocimientos críticos
Reutilizar el conocimiento requiere un esfuerzo. Este esfuerzo hay que focalizarlo en los conocimientos realmente importantes, aquellos que son indispensables para que los equipos alcancen su propósito. Los denominamos conocimientos críticos.
2. Identificar el requerimiento de intervención sobre cada conocimiento crítico
Si el conocimiento crítico está actualizado, lo tiene todo el mundo que debe tenerlo y no existe ningún riesgo de pérdida, no es necesario intervenir. Si no está actualizado, hay que actualizarlo, difundirlo y asegurar su aprendizaje. Si está actualizado pero no lo tiene quien lo tiene que tener, hay que difundirlo y asegurar su aprendizaje.
Las alternativas de intervención se producen en las siguientes actividades:
Fomentar intercambio de conocimiento
Compartir el conocimiento
Es la alternativa más sencilla. Para fomentar el intercambio de conocimiento, es necesario facilitar la comunicación entre las personas que lo poseen y las que lo requieren. Es indispensable definir y aplicar dinámicas que fomenten este intercambio de forma efectiva y asegurar, después, su aplicación.
Recopilar el conocimiento
La recopilación implica tres actividades consecutivas: La captura la organización la difusión
La captura
Permite pasar de un conocimiento tácito, que está a la cabeza de las personas, a un conocimiento explícito, información plasmada en algún tipo de soporte o documento. El conocimiento capturado es información «en bruto» y acostumbra a ser de poca utilidad para facilitar su aplicación y su aprendizaje.
La organización
Para facilitar el aprendizaje es necesario organizar la información capturada. Para hacerlo debemos:
- Estructurarla: Haciéndola atractiva, en función del soporte escogido, para facilitar su comprensión y aplicación. Se recomienda complementarla con casos, situaciones, preguntas que faciliten la reflexión sobre su aplicación. El resultado de esta actividad son los llamados «activos de conocimiento» que pueden tomar diferentes formatos: guías, procesos y procedimientos, respuestas a las preguntas más frecuentes, diagramas, piezas de audio o vídeo editadas, …
- Validarla y actualizarla: Definiendo un proceso específico y estableciendo un equipo responsable que asegure que la información es la correcta y «está al día». Es indispensable indicar la fecha de actualización y asegurar que siempre se trabaja con la versión vigente.
- Ordenar estos contenidos siguiendo unos criterios de clasificación y asignando una serie de códigos o etiquetas para facilitar su localización. Si el conocimiento explícito (el capturado y estructurado) es difícil de localizar o consultar de poco habrá servido el trabajo realizado. Los nuevos sistemas de búsqueda y el uso IA generativa facilitan su recuperación y el acceso.
La difusión
Una buena organización de la información facilita su localización. Es necesario, no obstante, actuar de forma proactiva difundiendo el conocimiento a las personas en el momento que vayan a necesitarlo.
Fomentar el aprendizaje
Para cerrar el proceso, es necesario transformar la información compartida o recopilada en conocimiento real de las personas. Para ello, la organización debe disponer de un modelo pedagógico que fomente el aprendizaje continuado, debe impulsar dinámicas de aprendizaje colaborativo y asegurar la aplicación de las mejores prácticas. Podéis profundizar al respecto revisando el artículo «Los impulsores del aprendizaje». La verdadera reutilización del conocimiento sólo se produce cuando somos capaces de conseguir el aprendizaje.
3. Aplicar los procesos y fomentar las dinámicas adecuadas
Cada requerimiento de intervención tiene asociados diferentes procesos y dinámicas que, correctamente aplicadas, facilitan el aprendizaje.
Para fomentar el intercambio recomendamos: comunidades de práctica, el apoyo entre equipos y compañeros, el mentoring, …
Para fomentar la recopilación recomendamos: la creación de equipos de mejora, la creación de diferentes tipos de activos de conocimiento, el fomento de sesiones clínicas, la identificación y aplicación de lecciones aprendidas, las ferias de conocimiento, …
Otros procesos específicamente pensados para la captura de aprendizajes pueden ser: entrevistas para la retención del conocimiento, la revisión después de la acción y el análisis retrospectivo o la identificación de las mejores prácticas.
¿Cómo lo hacéis a vuestra organización?
Lo comentamos cuando quieras: info@neosapren.com